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        超級完整版外貿業務員工作流程全攻略
        來源: 浙江岑泰機械有限公司    發布時間: 2013/9/13 19:39:06    691 次瀏覽
        這些流程不是一天都要做的但是是所有的外貿業務員都需要知道的,超級完整版

        一.外貿業務工作流程:
        1. 整理報價:
        針對不同客戶詢盤,提供相關報價資料。其中,對于出口產品的報價主要包括:產品的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來,并由經理簽字存檔。
        2. 處理樣品:
        制作詳細樣品單,向工廠索取樣品,以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后,應核對樣品尺寸,質量和照片,確保寄出的樣品同報價吻合,可以按照其生產。另,針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。并針對寄樣費用,同客戶協商,協商不了的情況下,匯報上級,達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息,以便及時追蹤和后查。
        3. 訂(簽約):
        貿易雙方就報價達成意向后,買方企業正式訂并就一些相關事項與賣方企業進行協商,雙方協商認可后,需要簽訂《購合同》。在簽訂《購合同》過程中,主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談,并將商談后達成的協議寫入《購合同》。合同需由業務和經理審批,填入“出口合同審核表(訂單跟蹤表)”,盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下,簽訂購合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效,雙方各保存一份。
        4. 收取訂金或信用證:
        4.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交期能否保障,及其它可能的問題,如有問題應立即請客人改證。
        4.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。
        5. 下國內生產定單:
        在收到信用證或預付款的前提下,開始進行備。根據訂單制定生產計劃單,經過審批后,下達到生產部進行生產。如需要,應同時下條碼貼紙的生產單給工廠,此類印刷品應要求工廠提供倍品,并確保掃讀OK,以免影響出。
        6. 追蹤和驗
        在備過程中,生產部同步進行生產進度匯報,對生產完的產品進行入庫登記,以便業務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交期前一周,通知公司驗員驗。如客戶指定人員檢驗。一般要在交期兩周前與驗人聯系,預約驗時間,確保在交期前安排好時間。確定后將驗時間通知工廠。
        注:每次新產品出,需有大樣品留底。
        7. 租船訂艙:
        7.1.在備的同時,如果本票業務不為客戶指定代,則向國際物流公司詢
        價,確定本次出運的國際物流公司。
        7.2、在物全部生產、包裝完畢后,生產部制作裝箱單,業務人員根據報來的裝箱單,結合合同及信用證物明細描述,開列出倉通知單。通常在開船一周前可拿到定倉紙。
        7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口物明細單、出口物報關單、商業發票、裝箱單。
        7.4、單證儲運部門先將出口物明細單傳真給代公司進行配船訂艙,確認配船和費用后,準備全套報關單據(出口物明細單、報關委托書、出口物報關單、商業發票、裝箱單、出口收匯核銷單等)寄到代公司用于報關、出運;
        7.5、在代公司確認配船和費用后,收到代公司送通知單(要求在指定日期前將物運至指定倉庫)。
        8. 報檢:
        國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發一周之前拿到商檢換證憑單/條。物經檢驗合格,附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業發票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單,寄到代公司用于報關。
        9. 申領核銷單:
        單證人員憑出口物明細單在本公司申領核銷單。
        10. 出口報關:
        在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。
        10.1單證部門拿到核銷單后,將代公司報關所需的報關委托書、出口物報關單、出口收匯核銷單、商業發票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯系并確認代公司收到上述單據。
        10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給代公司,代公司憑收到的商檢換證憑單,到出入境檢驗檢疫局換取出境物通關單。
        10.3公司根據代公司的送通知按時將物送到代公司指定的倉庫。報關通過后,代公司安排集裝箱拖至船公司指定的碼頭。
        11. 收款:
        11.1.準備文件:督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件(商業發票/一般原產地證/裝箱單等)。
        11.2. 交單:
        采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。
        采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。
        12.核銷退稅:
        一般在報關之日起90天內核銷,核銷后公司方可到稅務局申報退稅。
        13.業務登記/存檔:
        每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。
        14.售后問題的處理:
        因出口產品供方原因產生的出口產品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的,業務人員應及時處理。
        注:以上業務處理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并應同單證報關人員緊密配合工作,處理好相關交接工作,以免產生問題。

        二.現有客戶維護和新客戶開發:

        1.現有客戶關系維護
        1)處理好定單和索賠問題,保證交期和產品質量,協調與客戶之間的關系
        2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策,并提供一定程度的廣宣支持,塑造良好的企業和品牌形象。
        3)在國外的重要節假日里,需發送電子賀卡以示問候。
        4)及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。
        2.新客戶開發
        通過展會、網絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場,尋找新的客源。

        三.其他相關職責:

        1.外事接待
        2.建立客戶檔案,產品檔案,質量信息反饋表和制定出口物統計臺帳。并對每筆定單的技術狀態表、形式發票、銷售合同及附件進行備份,以備查用。
        3.留意市場動態并收集相關產品和市場信息,統計、整理、歸檔。
        4.提交月/季度報表和年度總結。
        5.注意不斷提高業務員自身知識和素養。
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